Enkele aanbevelingen bij offshore outsourcing naar India

Offshore outsourcing is het uitvoeren van taken of functies door een externe partij of dienstverlener in een ander land dan waar de opdrachtgever is gevestigd. Hoofdreden voor outsourcing is doorgaans kostenbesparing en het bereiken van concurrentievoordeel. Offshore outsourcing of offshoring naar India speelt een belangrijke rol bij het grensoverschrijdend uitbesteden van ICT werkzaamheden. Elk offshore outsourcing project vereist zorgvuldige analyse en voorbereiding. Nadat de betreffende outsourcing afspraken zijn onderhandeld, overeengekomen en operationeel zijn geworden, zal het van belang zijn toezicht op de werkafspraken te blijven houden om de kwaliteit van de dienstverlening veilig te stellen.

In geval van offshoring naar India is aandacht voor diverse juridische en contractuele aspecten van groot belang:

1. Letter of intent
De doelstellingen van het project en de belangrijkste afspraken en voorwaarden dienen te worden vastgelegd in een letter of intent of overeenkomst op hoofdlijnen die een samenvatting geeft van de beoogde transactie.

2. Neem royaal de tijd voor analyse en voorbereiding
Offshore projecten vereisen gedetailleerde analyse en heldere definitie om de betreffende transactie te structureren en de benodigde diensten te bepalen. Vanaf het begin dienen een groot aantal juridische aspecten en risico's geadresseerd te worden zodat heldere en uitvoerbare contractsafspraken ontstaan alsmede diverse contractsbijlagen. Het opstellen van een realistisch tijdschema zal de werkzaamheden ondersteunen, evenals een goede taakverdeling bij het voorbereiden van de transactiedocumenten en het zorgen dat de juiste uitwisseling plaatsvindt tussen de diverse betrokken disciplines.

3. Contractuele afspraken en doelstellingen
Men dient zich te realiseren dat offshoring naar India geen eenmalige transactie is, maar in een duurzame relatie dient te resulteren aangegaan voor een reeks van jaren. Gezien de wens van de opdrachtgever om kritische bedrijfsprocessen uit te besteden dient men zich tijdig te vergewissen van de competenties en de financiŽle positie van de dienstverlener en de continuÔteit en kwaliteit van zijn dienstverlening. Een groot aantal onderwerpen dienen aan de orde te worden gesteld, waaronder aard en niveau van de dienstverlening, te realiseren kostenbesparing, prijsstelling, overgang van diensten, kwaliteitscontrole, verbeteringen, vertegenwoordigers ter plaatse en afhandeling van eventuele storingen en geschilpunten, privacy aspecten, intellectuele eigendomsrechten, specifieke regelgeving en belasting, beŽindiging etc.

4. Sta op flexibiliteit, structurele veranderingen
Omdat offshore diensten nauw verbonden zijn met de toekomstige groei en bloei van de opdrachtgever behoort flexibiliteit voorop te staan. Contractuele afspraken dienen te voorzien in uitbreiding en krimp van capaciteit, opwaardering of neerwaartse bijstelling van diensten, alsmede aanpassing van de daarmee verbonden besparingen en kosten.
Anderzijds voor geval van structurele veranderingen, zoals verandering van eigendom van de dienstverlener en andere materiŽle nadelige wijzigingen op de uitvoering van het contract, dient de opdrachtgever passende rechten te verkrijgen.

5. In stand houden van een goede relatie
Gezien het lange termijn karakter van offshore projecten is het in stand houden van een goede relatie sleutel tot het realiseren van de doelstellingen van beide partijen. Dit vereist de aanstelling van personen die belast zijn met het in stand houden van de relaties en die dagelijkse kwesties ter plekke kunnen oplossen. Er dient tevens een procedure te worden afgesproken voor geval een kwestie niet door genoemde personen kan worden opgelost.

6. Controle op uitvoering en toezicht
Een gedetailleerde Service Level Agreement (SLA) dient de uitvoeringsvereisten te specificeren, periodieke inspecties en passende herstelmaatregelen voorzover noodzakelijk. Men dient standaarden af te stemmen en sancties voor geval het vereiste niveau van dienstverlening niet gehaald wordt. Het recht op regelmatige inspectie is van belang evenals het veilig stellen van toegang tot rapporten en informatie, eventueel door het maken van escrow (deponering tot zekerheid) afspraken.

7. Noodplan en exitroute
Het karakter van de diensten maakt het noodzakelijk om de afhankelijkheid van de dienstverlener te beperken, een goed noodplan en een beŽindigingsoptie beschikbaar te hebben, die direct geactiveerd kunnen worden om de diensten van de dienstverlener terug te draaien. Een dergelijk noodplan is tevens van belang voor geval onmiddellijke beŽindiging van de offshore afspraken noodzakelijk is en soepele voortgang van de diensten met minimale verstoring van de bedrijfsactiviteiten gewaarborgd dient te zijn.

8. Rechtskeuze en arbitrage
Noch de keuze van het recht van India, noch de keuze van jurisdictie door de rechter in India is acceptabel. In plaats daarvan zal een keuze voor de toepasselijkheid van Nederlands of Engels recht, en voor internationale arbitrage in Europa passend zijn in geval contractuele kwesties beslecht moeten worden.

Bovenstaande juridische en contractuele aspecten vormen een algemene samenvatting van aanbevelingen bij het contracteren van een offshore project in India en zijn geen advies voor een specifiek project. Zonder twijfel vereist een offshore project een multidisciplinair samengesteld team met onder meer ict en juridische adviseurs die kennis en ervaring bezitten om een solide transactie te structureren en de offshore contracten succesvol te onderhandelen.

Mr Marcel Mock
Interim-manager / Interim-lawyer
Mock Interim Services
Amstelveen, augustus 2005
e-mail: mlm@mocklegal.eu